Crisiscommunicatie met Klasse

Het tijdschrift Klasse heeft begin februari 2009 maar liefst 200 000 speciale brochures Crisiscommunicatie onder alle Vlaamse leerkrachten en hun directies verspreid. Op de website www.klasse.be is ook een filmpje te zien met de aanpak van twee recente crisissituaties op scholen. Het idee erachter is dat vier scholen op vijf geen crisiscommunicatieplan hebben en communicatief dus slecht voorbereid zijn op noodtoestanden. Wat is het nut van een dergelijke campagne?

Doelgroepen op een hoopje gegooid

Het is duidelijk de bedoeling van de initiatiefnemers om leerkrachten en directies ervan te overtuigen dat ze zich goed moeten voorbereiden op crises, vooral op het vlak van crisiscommunicatie. Dat is een lovenswaardige doelstelling: het is algemeen bekend dat het belang van crisiscommunicatie onderschat wordt of zelfs onbekend is. Hoe meer mensen van dat idee doordrongen worden hoe beter, zeker in een crisisgevoelige sector als het onderwijs.

Met de algemene doelstelling van de campagne is dus niets mis, maar de doelgroepen van de campagne zijn onvoldoende gedifferentieerd. In de campagne is immers dezelfde communicatie gericht naar leerkrachten en directies, terwijl zij bij de voorbereiding op noodsituaties en tijdens de crisis zelf heel andere zorgen aan hun hoofd hebben. Begrijp me niet verkeerd, beide groepen moeten van het basisidee overtuigd worden dat voorbereiding op crisiscommunicatie loont. Alleen hebben ze een andere uitwerking van de campagne nodig. Daarom zou het meer gerendeerd hebben als beide groepen via een afzonderlijk kanaal informatie hadden gekregen. De middelen zijn trouwens voorhanden: de website en nieuwsbrief Schooldirect, speciaal voor directies, en Lerarendirect, specifiek op leerkrachten gericht. Nu moeten directeurs en leerkrachten zelf zoeken naar de informatie die voor hun functioneren in de school relevant is. Bovendien zorgen de cases in het filmpje en op de website alleen voor een beter inzicht in de aanpak van de directie. Hoe de leerkrachten in de klassen de crisissituaties hebben proberen te beheersen, komt in het hele verhaal niet aan bod.

Waarom moeten de directie en het lerarenkorps verschillende informatie krijgen? Omdat de directies belast zijn met het algemene veiligheids- en communicatiebeleid van de school, terwijl de leerkrachten meestal de eerste lijn vormen in de omgang met ongeruste leerlingen en ouders. Directies moeten voornamelijk inzicht in het totaalplaatje krijgen. Ze moeten beseffen dat een gebrek aan voorbereiding zowel op operationeel als op communicatief vlak kostbaar tijdverlies meebrengt in geval van nood. Het moet duidelijk zijn dat de reputatie van de school daardoor beschadiging kan oplopen. Aangezien de onderwijsinspectie alleen het bestaan van een evacuatieplan test, is het de taak van de directies zelf om te beslissen in welke mate ze hun school willen voorbereiden op de dag dat de wet van Murphy toeslaat. Zij bepalen of er een degelijke crisishandleiding wordt opgemaakt met een bijbehorend crisiscommunicatieplan, of er oefeningen georganiseerd worden die gericht zijn op crisiscommunicatie en of er opleidingen voor de leden van het crisis(communicatie)team gepland worden. Directies moeten aangeven of voorbereiding op crisisbeheersing en –communicatie tot de cultuur van de school gaat behoren. Zo bepaalt de Seveso-campagne (over bedrijven met grote industriële risico’s) dat kinderen op school moeten blijven in geval van een Seveso-incident. Maar hoeveel scholen kunnen hen voor langere tijd opvangen? Bovendien zijn de directieleden diegenen die de school door een crisis moeten loodsen, die met allerlei instanties moeten afstemmen en die vaak ook nog de pers te woord staan. Zij moeten dus weten hoe de plannen opgebouwd worden en hoe ze met journalisten kunnen omgaan.

Leerkrachten hebben meer praktische informatie nodig. Wie moeten ze waarschuwen en welke nummers hebben ze daarvoor nodig? Wie staat de pers te woord in hun school en wat zijn de afspraken over contacten met de pers? Hoe moeten ze hun leerlingen opvangen? Hoe delen ze slecht nieuws mee? Hoe gaan ze om met angst, verdriet en onzekerheden bij hun leerlingen? Kortom, ze moeten de basisafspraken van de school over crisis(communicatie) kennen en moeten zich voorbereiden op de eerstelijnsopvang van hun leerlingen.

Met een steekproef kan geëvalueerd worden hoe de campagne door beide doelgroepen onthaald werd. Hebben ze het artikel gelezen en het filmpje bekeken? Wat hebben ze ervan onthouden? Zijn ze overtuigd van het belang van crisiscommunicatie? Zullen ze ze zich nu beter voorbereiden?

Crisisplan versus crisiscommunicatieplan

In de brochure passeren de belangrijkste risico’s voor scholen, de verschillende fases in crisiscommunicatie en allerhande praktische tips de revue. Ze geven een eerste houvast om met crisiscommunicatie om te gaan. Daarnaast bieden een aantal cases concrete inzichten in enkele opmerkelijke crises, zoals de besmetting met hepatitis A in Zonhoven en de opvang van de medeleerlingen van Hans Van Themsche in Roeselare. De betrokken directeurs vertellen hoe zij de gebeurtenissen beleefd hebben en de situatie aangepakt hebben. Beide incidenten spreken meteen tot de verbeelding en maken duidelijk dat dit soort crises elke school kan overkomen.

Jammer genoeg werd er niet consequent een onderscheid gemaakt tussen (een) crisisbeheer(splan) en (een) crisiscommunicatie(plan). Zo luidt de onderzoeksvraag in de brochure: Heeft jouw school een crisisplan? Op die vraag antwoordt 18% van de respondenten positief. Op basis daarvan wordt vervolgens op de website geconcludeerd dat maar één op vijf scholen een plan voor crisiscommunicatie heeft. Het probleem is dat hier twee begrippen door elkaar gehaspeld worden. Een crisisplan bevat de procedures om een crisis op operationeel vlak het hoofd te bieden; een crisiscommunicatieplan bevat een perslijst, wijst de woordvoerder aan, geeft aan hoe een persbriefing wordt gegeven, enzovoort. Het percentage scholen dat effectief over een crisiscommunicatieplan beschikt, ligt dus nog veel lager dan de 18% die Klasse ons hier voorspiegelt. Dat brengt de behoefte aan deze campagne nog meer aan de oppervlakte. Verontrustend is bovendien, zoals Paul Mahieu, professor Onderwijsmanagement aan de Universiteit Antwerpen, aangeeft, dat “scholen erg crisisgevoelig zijn, maar meestal alleen een evacuatieplan bij brandalarm hebben”. Dat aanpakken moet de eerste prioriteit van directies vormen. Een goed crisiscommunicatieplan is immers waardeloos als er geen efficiënt crisisbeheersplan tegenover staat. Aan dat gegeven wordt in de campagne bijna volledig voorbijgegaan.

Complementariteit tussen tijdschrift en website

Positief is dat de verschillende communicatiemiddelen die voor deze campagne gebruikt worden, een complementair geheel vormen. Zo staan in het tijdschrift drie korte crisiscases als trigger voor de extra bijlage over crisiscommunicatie. Die bevat een interessante bijdrage van Paul Mahieu en Chris Chantrain (preventieadviseur Voorkempen), alsook een korte vragenlijst met antwoorden, een testje en de belangrijkste spelregels. De brochure zelf verwijst dan weer door naar de website, waarop een filmpje over twee uitgebreide crisissituaties bekeken kan worden. De combinatie van droge theorie en waargebeurde crises geeft een eerste inzicht in wat er allemaal bij crisiscommunicatie komt kijken. In feite zou er nu een bijscholing voor Vlaamse directies georganiseerd moeten worden, waarin de materie diepgaander behandeld wordt. De volgende onderwerpen zouden erin aan bod moeten komen: belang van crisiscommunicatie en tips voor een goede crisiscommunicatie, de opmaak van een crisisbeheers- en een crisiscommunicatieplan, een mediatraining voor de camera, gericht op crisissituaties enzovoort. Het zou in ieder geval niet bij deze campagne mogen blijven. Nu komt het erop aan de bewustwording in actie om te zetten.

Conclusie

De campagne is een mooi initiatief om in de onderwijssector een algemene sense of urgency te creëren op het vlak van crisiscommunicatie. Maar op de eerste plaats moeten scholen nu werk maken van de opmaak van crisisbeheersplannen, die in dit verhaal een absolute vereiste vormen. Crisiscommunicatie is immers niets zonder degelijk crisismanagement. Parallel met het crisisplan zou dan een crisiscommunicatieplan opgemaakt moeten worden.

Klasse had de communicatie veel beter kunnen opsplitsen: een deel ervan is immers vooral belangrijk voor directies, een ander deel veeleer voor leerkrachten wegens hun verschillende rol in het hele verhaal.

Bovendien zorgt de verwarring over de inhoud van de begrippen crisisplan en crisiscommunicatieplan voor een verkeerde inschatting van het probleem.

Hopelijk heeft deze campagne scholen er warm voor gemaakt om actie te ondernemen. Nu zou de uitgever van de brochure, het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming, moeten zorgen voor een vervolg op de campagne door een bijscholing in crisiscommunicatie voor directieleden te organiseren.