De kunst om gehoord te worden

Hoe komt het toch dat de ene spreker er schijnbaar moeiteloos in slaagt de aandacht van zijn publiek te trekken, en collega’s van hem of zij het er daar veel moeilijker mee hebben? Sommigen schrijven dat effect toe aan het immer enigmatische fenomeen ‘charisma’, wat zich in de praktijk nogal dikwijls vertaalt in ‘good looks’. Maar die stelling doet het talent en de kunde van veel communicatie-experts oneer aan. De kunst ligt er veeleer in om je toehoorders te begrijpen, hun emotionele toestand in te schatten of simpelweg te begrijpen wat ze op dat moment verlangen.

In tijden van 'overcommunicatie' als deze lijkt het haast ondoenbaar om de aandacht te genereren die jij denkt te verdienen. Mensen worden immers overstelpt met impulsen en boodschappen en dreigen continu verdwaald te lopen. Toch moet een goed afgewogen boodschap die op het juiste moment en via het juiste medium wordt verspreid de gewenste aandacht kunnen trekken. En ook op momenten dat je publiek iets minder ontvankelijk lijkt, zijn er middelen voorhanden die daaraan kunnen verhelpen. Enkele tips:

1. Mensen luisteren beter wanneer ze niet weten welke beslissing ze moeten nemen. Ga daarom op zoek naar momenten waarop luisteraars nood hebben aan je boodschap omdat die hen zal helpen bij het nemen van een belangrijke beslissing. Door hen aan te sturen een beslissing te nemen, creëer je een veel hogere nood om je boodschap te aanhoren.
2. De luisterbereidheid stijgt wanneer er voor de toehoorders iets persoonlijk op het spel staat. Een CEO die zijn nieuwjaarstoespraak begint met “Sommigen van jullie zullen hier over zes maanden niet meer zitten” trekt aandacht en zorgt er voor dat ook het saaie financiële hoofdstuk dat hij wil communiceren, zal worden gehoord. Toch is het oppassen geblazen met deze afschriktechniek. Ze werkt maar een keer, en de spreker doet er goed aan de bedreiging concreet te kunnen staven, zeker wanneer het over hypergevoelige thema’s zoals ontslagen gaat.
3. Mensen luisteren beter wanneer ze een gevoel van verantwoordelijkheid krijgen. Als dezelfde CEO uit het voorbeeld van hierboven aan zijn intro toevoegt dat iedereen zelf het resultaat kan beïnvloeden, groeit de aandacht automatisch.

4. In tijden van crisis stijgt de luisterbereidheid. Zo werd de ‘war on terrorism’-toespraak van George Bush vlak na de 9/11-aanslagen door een uiterst breed publiek opgepikt.
5. De identiteit van de spreker heeft een rechtstreekse invloed op de kwaliteit van de ontvangst. Werknemers zullen meer aandacht geven aan een hogere in rang dan aan iemand die op hetzelfde niveau werkt. Cruciale boodschappen worden daarom best door het hogere management verspreid. Aandacht verzekerd.
6. Maak je boodschap voor zoveel mogelijk toehoorders zo persoonlijk mogelijk. Geef elk individu het gevoel belangrijk te zijn en een verschil te kunnen maken.
7. Verwen je toehoorders met zoveel mogelijk nieuwe inzichten. Ga met andere woorden op zoek naar zoveel mogelijk ‘aha-erlebnissen’ voor je publiek. Het zal ook de andere delen van je boodschap alleen maar beter in de verf zetten.
8. Probeer in je boodschap zoveel mogelijk raakvlakken te vinden met de gevoelswereld en de verwachtingen van je publiek. Stem met andere woorden jouw agenda af op die van hen.
9. Zorg ervoor dat je non-verbale communicatie trouw is aan de boodschap. Wie een moeilijk bericht moet communiceren, maar tegelijk het vertrouwen van de ontvanger wil bewaren, kan dat doen door zijn lichaamshouding aan te passen aan die van de ontvanger omdat zulks de onderlinge relatie bevestigt.
10. Spreek de taal van je publiek. Werknemers zullen je boodschap negeren wanneer je taal niet is aangepast aan die van hen. Wees vooral ook voorzichtig met het typische managerjargon dat in veel gevallen de boodschap afzwakt in plaats van versterkt.
11. Verspreid geen informatie, maar vertel een verhaal. Verlies je dus niet in een amalgaam van encyclopedische elementen. Verwoord voor jezelf wat het verhaal is dat je toehoorders moeten horen, en vertaal dat op een creatieve en overtuigende manier. Zoek daarbij – zoals hierboven reeds aangehaald – naar emotionele raakvlakken.