Interne communicatie beweegt

Bewegend beeld communiceert ijzersterk, daar hoeven we heus geen flashy animatie bij te tekenen. Grootste toepassingsgebied is natuurlijk externe communicatie en wel in het bijzonder marketing en reclame, ook al is dat niet altijd even duidelijk. Viral marketingfilmpjes als de persoonlijke ‘tarmacboodschap’ van SN Brussels Airlines die je zo in de mailbox van vriend of vriendin kon droppen, gaan in een wip de wereld rond en iedere zichzelf respecterende blogger kruipt maar al te graag in de adverteerderrol wanneer het over het laatste hippe YouTube-filmpje gaat. Maar videobeelden kunnen ook een interne boodschap betrachten en de rol van het bedrijfskrantje overnemen, al is dat niet altijd even eenvoudig, laat staan dat ze nu al een hoofdrol opeisen.

In de jaren tachtig van de vorige eeuw waren televisiebedrijfjournaals heel populair maar ze waren vooral ook enorm duur. Intussen heeft het intranet die bedrijfsjournaals de nek om gedraaid. Intranet is interactief, actueel en sexy, terwijl het een pak minder kost dan een studio met televisieprofessionals. Bedrijven hebben tegenwoordig een veel duidelijker omschreven communicatiebehoefte. Als we het even idealiter en sloganesk mogen stellen: één doel en één doelgroep.

Focus televisie

Sonja Geerts van Janssen Pharmaceutica is de anchorvrouw van Focus Televisie, een videojournaal dat de hele evolutie heeft doorgemaakt. “Wij zijn in 1996 begonnen met ons videojournaal waarin we telkens over zo’n viertal relatief korte onderwerpen berichtten. De journaals verschenen destijds op tv-schermen die her en der op strategische plaatsen in onze gebouwen waren geplaatst. De secretaresse stak de videotape in de videospeler en we waren vertrokken voor de rest de dag. Sinds 2000 publiceren we onze reportages ook op het intranet. De televisietoestellen zijn intussen vervangen door 52 moderne infoschermen verspreid over verschillende vestigingen (Beerse, Geel en Olen) die naast de reportages ook informatieslides geven”, schetst Sonja Geerts. Focus Televisie duurt nu ongeveer acht minuten en om de twee à drie weken is er een nieuw journaal. De items beogen de meest ruime interne doelgroep en dat moet zich natuurlijk vertalen in de tone-of-voice die we hanteren. Mogelijke onderwerpen zijn een bezoek van een Johnson & Johnson-topman, een gewonnen award, een bepaalde afdeling die een pluim verdient enzovoort. In mindere mate komt ook human interest aan bod zoals bijvoorbeeld een directiechauffeur die een dag wordt gevolgd. “Sommige items zijn een must, andere voelen we via onze interne antennes en soms krijgen we suggesties van onze medewerkers”, zegt de anchorvrouw die het journaal ook inleidt. “Daarnaast sta ik in voor de planning en de redactie terwijl we de eigenlijke productie uitbesteden aan derden. Dat geeft ons journaal meteen ook een meer professionele flair.” Focus Televisie is complementair met andere interne communicatiemiddelen van Janssen zoals bijvoorbeeld het personeelsblad Focus Magazine dat achteraf vaak dieper ingaat op een televisieonderwerp. Elk medium zijn kracht natuurlijk.

Streaming video wil dus een meer eigentijdse versie zijn van bedrijfstelevisie. Extern bedoelde toepassingen zoals de hogeschool die naast een wervend filmpje ook bericht over het uitgaansleven rond de school zijn er bij de vleet, maar ook intern is er potentieel. Bedrijven kunnen hun jaarcijfers op een iets attractievere manier aan het personeel presenteren, of een voordracht van de CEO op een internationaal congres wordt plots spek voor de bek van iedereen in het bedrijf. Handig want medewerkers kunnen meekijken, zonder dat ze van achter hun bureau hoeven te komen. In het geval van multinationals zorgt dit ongetwijfeld voor betrokkenheid want de top maakt zich kenbaar en krijgt een gezicht. Streaming video bekijk je wanneer je wil en biedt nogal wat creatieve mogelijkheden.

Vaste formats

Dat bewijst ook Dexia Bank met hun D-zine, een maandelijks elektronisch magazine dat naast geschreven artikels ook twee à drie videoreportages bevat. D-zine is bestemd voor alle medewerkers van de hoofdzetel en voor het verkoopnet en belandt in hun mailbox. “Voor de tv-items werken we met enkele vaste formats”, zegt multimediamedewerkster Tricia De Cuyper. “Een van die formats is ‘De vlieg’ waarbij we als het ware als een vlieg op de schouder van een medewerker gaan zitten en hem in zijn dagtaak volgen. De format is vergelijkbaar met de rubriek Wordt gevolgd van Man bijt hond. De reeks startte in het mailcentrum van Dexia waarna we dan zijn meegegaan met de man die de post kwam ophalen om dan terecht te komen op een andere dienst waar we weer een ander portretje konden schieten enzovoort. Naast de twee vaste rubrieken voorzien we ook videoreportages ter ondersteuning van artikels in het magazine.”
En er is meer. Actualiteitsvideo’s die buiten de publicatie van het D-zine vallen verschijnen op het intranet van de bank en zijn bestemd voor elke Dexia-medewerker. Nog een andere mogelijkheid is dat een bepaalde dienst, bijvoorbeeld de sales-afdeling, een video bestelt om een nieuw product intern extra in de kijker te zetten.

Mogelijkheden genoeg dus bij Dexia en daarvoor beschikt de organisatie over de nodige technische faciliteiten, waaronder bijvoorbeeld twee montagecellen. Op de multimediadienst werken drie vaste medewerkers die worden bijgestaan door een netwerk van freelancers. Een creatieve en professionele aanpak die blijkbaar loont want volgens een onlangs verschenen interne enquête bewees D-zine zich uiterst aaibaar.

Kabelkrant

Toch is het niet zo dat dergelijke intranettelevisie deze dagen de pan uit swingt. Ook al is de vereiste professionaliteit om zelf bruikbare beelden te filmen, die vervolgens te monteren en in mpeg4-formaat om te vormen helemaal niet zo groot meer, dit betekent niet dat ze onmiddellijk wordt aangewend op de werkvloer. Videobeelden blijven belastend voor het bedrijfsnetwerk en vaak beseffen bedrijven maar al te goed dat tv maken een vak apart is en dat ze beter wegblijven van amateurisme. Mooie beelden gedraaid op professioneel formaat krijgen na compressie soms gauw een flets trekje. Bovendien zitten werknemers niet altijd te wachten op televisie van het hoofdkantoor, laat staan op de fratsen van de collega’s.

Keren we nog even terug naar de televisietoestellen. Bij een aantal bedrijven hangen de tv’s van de gouden jaren tachtig nog altijd in de gangen of in de fabriekspanden, al krijgen ze nu een andere bestemming want kabelkranten, waar allerlei interne mededelingen worden op geplaatst, blijven alom aanwezig. AZ Waasland communiceert met zijn patiënten via de kabelkrant die rechtstreeks is verbonden met het eerste kanaal van de televisies op de kamers. Al gaat het dan vooral over de storende wegenwerken en het nieuwe weekmenu. In dezelfde sector gaat AZ Sint-Lucas in Gent een stapje verder. Daar krijgen patiënten en nieuwe medewerkers een journaal te zien dat bestaat uit een twaalftal items waarvan er jaarlijks zo’n twee à drie worden vervangen. Ook hier gaat het over louter praktisch zaken, maar de inhoud krijgt de gedaante van mini-videoreportages. Sint-Lucas doet voor het technische luik van de filmpjes trouwens ook beroep op externen. Maar ook al hebben ze interne bedoeldingen, dit zijn vooralsnog voorbeelden van externe communicatie.

PAT

Voor de kerncentrale van Doel daarentegen staat met betrekking tot interne communicatie wel een en ander op til. Hun PAT-systeem (Public Adress Terminal) is in navolging van dat van de kerncentrale van Tihange aan een revisie toe. In tegenstelling tot de voorbeelden van hierboven is PAT enkel bestemd voor intern gebruik. “Bezoekers worden wel eens verwelkomd op de schermen, maar daar eindigt het publieke luik ook meteen”, zegt Nico Denys van de dienst interne communicatie van Electrabel Doel. “Wij gebruiken PAT bijvoorbeeld om veiligheidsmaatregelen of activiteiten van het feest- en sportcomité mee te delen. De boodschap verschijnt in tekstvorm op allerlei oude televisietoestellen die overal in de installatie zijn opgehangen. Ondanks de wat twijfelachtige versheiddatum is ons PAT-systeem toch succesvol. Omdat ze neergepoot zijn waar de professionele actie gebeurt, kijken onze werknemers bijna automatisch naar de schermen. Als we even te laat zijn met een mededeling horen we het meteen want PAT is er om de verwachtingen van onze werknemers in te lossen.” Maar er komt dus een modernisering aan. “Bedoeling is de informatie te segmenteren naar gelang van plaats en televisietoestel waardoor we onze boodschap perfect kunnen laten aansluiten op de beoogde doelgroep. Naast tekst zal straks ook bijvoorbeeld video mogelijk zijn”, aldus Denys. Al zijn ze er in Doel nog niet helemaal uit hoe de nieuwe PAT zich zal aandienen. Vrijheid betekent ook keuzes maken en zo vragen ze zich bijvoorbeeld af of het nodig is straks alles in videoformaat te presenteren. En wie moet die video’s dan aanmaken en welke techneut zal ze publiceren?

Closed video

Vraag is welk bedrijf zich nu al bezighoudt met digitale televisie, want ook hier liggen mogelijkheden voor interne communicatie. Een daarvan is bijvoorbeeld NTV of NicheTV van Patrick Vaernewyck dat samenwerkt met Telenet Digitaal. In het najaar van 2007 mogen we dankzij NTV nieuwe digitale kanalen verwachten als ‘Boerenstebuiten’ (agrarische tv) of Viva (tv voor de levensgenieter van 45+), maar ook B2B waarin bedrijven zullen kunnen communiceren met hun (interne) doelgroepen. Zo zal bijvoorbeeld een bedrijfsveiligheidsfilm een plaats kunnen krijgen op Telenet Digitaal, zonder dat die voor iedereen toegankelijk is. Het systeem voorziet dat werknemers thuis kunnen inloggen en de film binnenhalen op hun tv-scherm. Closed video on demand heet deze nieuwigheid die ongetwijfeld tal van mogelijkheden biedt, maar waar de bedrijven voorlopig kennelijk nog niet wakker van liggen.