PM is een adviesbureau gespecialiseerd in crisisbeheersing, risicocommunicatie en begeleiding bij complexe veranderingen.
Door het organiseren van oefeningen en opleidingen op maat brengt ons team kennis en advies ook naar de praktijk.
Als gedreven team ondersteunen we onze klanten met 24/7 permanentie crisisadvies
Ons boek Geen Commentaar! Communicatie in turbulente tijden is verkrijgbaar in de betere boekhandel.
Wie zich frequent op het net begeeft, komt onvermijdelijk in aanraking met de term PDF. Het Portable Document Format is tegenwoordig erg populair en wordt wereldwijd gebruikt in nagenoeg alle marktsegmenten. We kunnen PDF beschouwen als een de facto standaard voor het elektronisch uitwisselen van documenten. Iedereen kent en gebruikt de term PDF, maar velen hebben er toch een verkeerde opvatting over. PDF-documenten hebben namelijk een waaier aan handige snufjes, maar lopen ook gebukt onder enkele zwakheden.
Het PDF-formaat is ongeveer 15 jaar geleden ontwikkeld door Adobe. Het gaat om een open standaard, wat betekent dat andere bedrijven de techniek om PDF- documenten te lezen of te creëren kunnen implementeren in eigen applicaties.
Adobe is er in geslaagd een heel draagbaar en compatibel formaat te ontwerpen, want een PDF-document is bekijkbaar op nagenoeg alle systemen. Door efficiënte compressie is het formaat ook erg compact, wat erg voordelig is voor gebruik op het web.
Het PDF-formaat is geschikt voor talloze doelen, maar daarom is het niet altijd de meest geschikte oplossing. Algemene stelregel is dat we PDF gebruiken om documenten, bijvoorbeeld een factuur, optimaal archiveerbaar of afdrukbaar te maken. Een PDF-document kan namelijk gemakkelijk als e-mailbijlage of downloadlink worden aangeboden. Het is echter niet altijd een goed idee om informatie te offreren in PDF-formaat. Als de informatie gewoon in een webpagina, past, kies je beter voor deze optie. Soms worden ook elektronische enquêtes afgenomen via PDF-bestanden, maar ook dit doe je beter via je website.
Een vleugje gezond verstand, met de stelregel van het afdrukken en archiveren in het achterhoofd, kan dus absoluut geen kwaad.
Het PDF-formaat is wereldwijd verspreid en heeft zijn populariteit mede te danken aan de draagbaarheid, de compatibiliteit en de kleine bestandsgrootte van de documenten. Anderzijds heeft ook de beschikbaarheid van gratis PDF-readers zijn steentje bijgedragen. Het formaat is deels gecreëerd voor het web, wat interessante opties zoals random access heeft opgeleverd. Zo kan men op een website bijvoorbeeld verwijzen naar pakweg pagina 230 uit een PDF-document van duizend bladzijden. De gebruiker krijgt die pagina dan te zien, zonder dat de voorgaande pagina’s moeten laden.
Het PDF-formaat is ook erg hybride. Je kan informatie invoegen gaande van een XML-document tot een 3D CAD ontwerp. Indien je dat wil kan je je document beveiligen met een paswoord, al dan niet gecertificeerd. Dat maakt van PDF een krachtig, interactief en intelligent formaat.
Onder het motto niks is perfect kunnen we ook enkele zwakheden ontwaren. PDF is nog altijd intellectueel eigendom van Adobe, wat wil zeggen dat zij bepalen wanneer er nieuwe versies op de markt komen. Dat gebeurt regelmatig maar de nieuwe versies zijn meestal niet ‘backwards compatible’. Je denkt dus beter tweemaal na voor je een PDF-document omzet in de meest recente versie. De meesten dienen eerst de laatste nieuwe reader te installeren voor ze het document kunnen lezen, waardoor velen zullen afhaken.
PDF herkent ook geen paragrafen of kop- en voettekst. Een document omzetten naar pakweg een Word-formaat kan dus onverwachte resultaten opleveren.
Een gevaarlijk nadeel van PDF-documenten is ook het valse gevoel van veiligheid met betrekking tot ‘digital rights management’. Er is een beveiliging voorzien tegen kopiëren, aanpassen, of printen, maar omdat ze slecht geïmplementeerd is, kan je deze beveiliging makkelijk omzeilen met gratis programma’s van op het net.
Dat deze nadelen niet opwegen tegen de vele voordelen, heeft de populariteit van het formaat al ruime tijd bewezen!